Ajanlar tarafından yılın belirli dönemlerinde mali destek programları ilan ediliyor. Program önceliklerine uygun proje fikirleri olan potansiyel başvuru sahipleri mali destek programlarına başvuru yapabiliyor.
Ajansa proje başvuruları ilk olarak Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi KAY5) üzerinden yapılıyor. Buradaki başvuru formu proje kurallarına göre doldurularak sisteme kaydediliyor. Daha sonra yazılı hali son başvuru tarihinden önce ajansa teslim ediliyor.
Proje başvuru dönemlerinde ilan edilen önceliklere uygun proje fikri olan başvuru sahipleri ajanslar tarafından ücretsiz olarak verilen Proje Yazma Eğitimi’ne katılabiliyor.
Bütçe kalemlerinin mümkün olduğu kadar detaylandırılması gerekiyor. Faaliyetlerde yer almayan bir bütçe kalemi, bütçe revizyonunda silinebiliyor.
Projenin uygulanabilmesi için gerekli izin ve ruhsatların temin edilmiş olması gerekiyor. Örneğin projeniz ÇED gerektiriyorsa, bu iznin alınması veya sözleşme aşamasına kadar sürecin tamamlanması şartı bulunuyor.
Başvuru dönemi içerisinde gerekli belgelerin ajanslara iletilmesinin ardından proje değerlendirme süreci başlıyor.
Bağımsız Değerlendirici ve Değerlendirme Komitesi’nin incelemeleri sonrasında, yönetim kurulu onayı ile birlikte ajansın mali destek programları kapsamında hibe desteği almaya hak kazanan projeler belirlenmiş oluyor.